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Text File  |  1991-10-03  |  3KB  |  93 lines
  1. Language Tip
  2.  
  3. The Problem:
  4.  
  5. Closing up blank lines when printing a label report.
  6.  
  7. For example, let's say your record structure includes the standard
  8. Name, Company, Address, City, State, and Zipcode.  If you create a
  9. 6-line label report that looks like this:
  10.  
  11. ------------------------------
  12.  
  13. Name
  14. Company
  15. Address
  16. City, State  Zipcode
  17.  
  18. ------------------------------
  19.  
  20. and the Company field is empty, your label will print with a blank
  21. line where the Company should be, that is:
  22.  
  23. ------------------------------
  24.  
  25. Name
  26.  
  27. Address
  28. City, State  Zipcode
  29.  
  30. ------------------------------
  31.  
  32. The Solution:
  33.  
  34. It is a simple matter to eliminate blank lines from labels when
  35. printing records that may have an empty field. You can correct this
  36. problem is two simple steps.  First, using Editor, we will create
  37. a second report Detail structure. Second, we will place an IF/THEN
  38. structure within the main procedure loop to test for a blank
  39. Company field.  Lastly, if you have created any computed fields to
  40. concatenate consecutive fields, there is one simple, final adjust-
  41. ment to make.
  42.  
  43. First Step
  44.  
  45. Bring up your report procedure in Editor (see figure 1).  Make a
  46. duplicate of the Detail structure just below the original, using
  47. the copy (CTRL-C) command (see figure 2).  Using the report
  48. formatter, remove the (Company) line from the second Detail
  49. structure, and place an extra blank line at the bottom to maintain
  50. 6 lines per label (see figure 2a).  Append a "1" to the end of
  51. Detail and any computed field labels in the first structure, and a
  52. "2" to the same in the second structure (see figure 3).
  53.  
  54. Second Step
  55. Replace the "PRINT(RPT:DETAIL)" statement in your report (see
  56. figure 4) with an IF/THEN structure (see figure 5).  Specify that
  57. if the variable in question, in our case, Company, is a null, then
  58. Detail #2, which closes up the Company line and adds an extra line
  59. for spacing at the bottom, should be used.  Otherwise, use the
  60. original Detail #1, which will print the Company line.
  61.  
  62. Adjusting for Computed Fields
  63.  
  64. In our example, you would want to clip any trailing spaces from the
  65. City field, so the last printed line would always look like this:
  66.  
  67. City, State  Zipcode
  68.  
  69. and never look like this:
  70.  
  71. City       , State  Zipcode.
  72.  
  73. To do this, you would create a computed field in your report
  74. formatter, which I called CitStaZip, like so:
  75.  
  76. Clip(PRE:City)&', '&PRE:State&'  '&PRE:Zipcode
  77.  
  78. In the report structure where you have equated your field label to
  79. this formula, you should once again duplicate your equate just
  80. below the original, and append "1" and "2" to the respective
  81. definitions (see figures 6&7).
  82.  
  83. When you have followed these instructions carefully, your mailing
  84. labels will never again get that "empty feeling".
  85.  
  86. Contributed by:
  87.  
  88. James Portanova
  89. HOT PROPERTIES SOFTWARE
  90. Post Office Box 437
  91. Fresh Meadows, New York 11365-0437
  92.  
  93.